Privacyverklaring AMICITIA

Aanleiding

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze AVG komt in de plaats van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Op grond van deze nieuwe AVG is er een

• Een beleid vastgesteld ten aanzien van privacy- en informatiebeveiliging
• Maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen
• Een systeem van permanente kwaliteitsverbetering opgesteld om de maatregelen te monitoren en zo nodig op tijd tussentijds bij te stellen.

Uitgangspunten

Bij onze sociëteit bewaren en bewerken wij privacygevoelige gegevens van leden. Wij hechten veel belang aan de privacy van deze gegevens en stellen alles in het werk om zorgvuldig met de gegevens om te gaan en deze te beschermen. Wij gaan hierbij uit van de volgende uitgangspunten:

• Wij willen u zo goed mogelijk informeren over waarom wij uw persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij door middel van deze Privacyverklaring.
• Verzameling beperken. Wij slaan alleen die gegevens van u op die wij nodig hebben. Wij doen dit om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.
• Geen marketing.Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan degenen met wie wij een Verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, bijvoorbeeld wat betreft onze administratie. Uw gegevens zullen nooit voor marketingdoeleinden aan anderen worden verstrekt.
  Beveiligen. Wij nemen passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en vragen dat ook aan partijen die in onze opdracht uw gegevens verwerken. Wij sluiten met deze partijen een verwerkersovereenkomst.
• Automatische toestemming.Door het aangaan van het lidmaatschap van Amicitia en het betalen van contributie geeft een lid automatisch toestemming voor de hieronder vermelde opslag van zijn gegevens. Als een lid het hier niet mee eens is, kan betrokkene het lidmaatschap beëindigen.

Rechten

Een lid heeft ten alle tijde het recht om zijn gegevens in te zien, te (laten) aanvullen of te corrigeren. U kunt hiervoor contact opnemen met onze secretaris die tevens beveiligingsfunctionaris is.

Welke gegevens?

Wij slaan op en bewaren alleen die gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt. Om u goed van dienst te kunnen zijn en om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zullen wij de volgende gegevens van u verzamelen en bewaren:

• Naam (voor- en achternaam)
• Adres
• Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
• Foto
• Lid sinds
• Emailadres
• Eventueel lidmaatschap subverenigingen
• (vorig) beroep

Bij de aanmelding worden daarnaast de volgende gegevens gevraagd:

• Kort cv
• Geboortedatum en -plaats
• Introductoren
• Redenen waarom kandidaat lid wil worden

Deze gegevens worden in het verenigingsarchief opgeslagen.

De cursief weergegeven gegevens worden binnen de vereniging gedeeld via de (alleen voor leden toegankelijke) website en het jaarlijks verschijnende ledenlijstboekje. Dit ledenlijstboekje wordt alleen aan de leden verstrekt.

Bewaartermijn

Wij bewaren en gebruiken deze gegevens actief zolang het lidmaatschap duurt. Als het lidmaatschap beëindigd wordt, zijn de hierboven gearceerde gegevens niet langer zichtbaar op de website of vanaf ons volgende jaarboekje. De bovenvermelde gegevens worden wel bewaard in een “oud-ledenbestand”. Dit zal na verloop van tijd gedeponeerd worden bij het archief van de gemeente Leiden. Deze gegevens kunnen door derden worden geraadpleegd na 50 jaar of na toestemming van het bestuur van Amicitia.

Bescherming

Wij zullen er alles aan doen om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze bescherming zal bestaan uit een mix van maatregelen, zodat inzage in en inbreuk op of ontvreemding van uw gegevens zoveel als mogelijk wordt beperkt of voorkomen. Wij wijzigen deze gegevens, na aanmelding, alleen als een lid een wijziging doorgeeft. Mocht onverhoopt toch een onbevoegde derde uw gegevens hebben ingezien, gewijzigd, ontvreemd of verwijderd (zogenoemde datalekken), dan maken wij hier direct melding van bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en nemen wij maatregelen om herhaling hiervan in de toekomst te voorkomen. Van eventuele datalekken houden wij een register bij.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij houden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te herzien. Een gewijzigde versie plaatsen wij terstond op, ons alleen voor leden toegankelijke deel van, onze website.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is belast met het toezicht op naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U kunt rechtstreeks met hen contact opnemen. Hun gegevens zijn te vinden op het internet.